Κορωνοϊός και εργασία από το σπίτι - αλληλογραφία από τον υπολογιστή του σπιτιού

Με αφορμή τον Κορωνοϊό άπαντες προετοιμαζόμαστε για να μπορούμε να εργαστούμε και από το σπίτι. Αρκετοί συνεργάτες μας ρωτάνε πως να μεταφέρουν το setup του Outlook στον υπολογιστή του σπιτιού τους προκειμένου να συνεχίσουν να αλληλογραφούν από εκεί.

Συγκεντρώσαμε λοιπόν κάποιες βασικές οδηγίες για το συγκεκριμένο θέμα με σκοπό να διευκολύνουμε τους ενδιαφερόμενους στις σχετικές διαδικασίες.

Συγκεκριμένα μπορούμε να κάνουμε 2 βασικές ενέργειες, η πρώτη εκ των οποίων είναι η μεταφορά των Emails από τον υπολογιστή του γραφείου στον υπολογιστή του σπιτιού και η δεύτερη είναι η μεταφορά των ρυθμίσεων του προγράμματος αλληλογραφίας από τον έναν υπολογιστή στον άλλον.

Ενέργεια πρώτη - Μεταφορά δεδομένων με χρήση .pst αρχείου:

Στην περίπτωση που κάνετε χρήση IMAP πρωτοκόλλου για τη διαχείριση της αλληλογραφίας σας, δεν είναι αναγκαίο να μεταφέρετε αρχεία από τον έναν υπολογιστή στον άλλον, αντιθέτως κάνετε μία νέα IMAP σύνδεση στον υπολογιστή του σπιτιού και τα Emails συγχρονίζονται πλέον και σε αυτόν τον υπολογιστή. Έχετε πάντοτε στη διάθεσή σας και το webmail του πακέτου hosting σας στη διεύθυνση της μορφής https://www.< το site μου>/webmail που μπορεί να σας εξυπηρετήσει.

Αντιθέτως στην περίπτωση της POP3 σύνδεσης είναι πολύ πιθανόν τα emails που είναι κατεβασμένα στον υπολογιστή της δουλειάς να έχουν διαγραφεί από τον server, οπότε σε αυτήν την περίπτωση πρέπει να μεταφερθεί το αρχείο των emails από τον υπολογιστή της δουλειάς στον υπολογιστή του σπιτιού. Αυτή η διαδικασία γίνεται με τη μεταφορά του αρχείου δεδομένων με κατάληξη .pst από τον έναν υπολογιστή στον άλλον, ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

Βήμα 1:

Στο Outlook 2010: 

1. κάντε κλικ στην επιλογή: File και έπειτα Info στο αριστερό πλαίσιο επιλογών. 
2. Επιλέξτε Account Settings και έπειτα ξανά Account Settings. 

Στο Outlook 2007 και σε παλαιότερες εκδόσεις: 

1. επιλέξτε από το μενού Tools > Options

Μόλις κάνετε τα παραπάνω:

• κάντε κλικ στην επιλογή Data Files για να δείτε τη θέση που βρίσκεται αποθηκευμένο το αρχείο .pst του Outlook σας. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στην επιλογή Open File Location για να μεταβείτε σε αυτήν τη θέση άμεσα. 
• Αντιγράψετε το αρχείο δεδομένων με κατάληξη .pst. (σε ένα φλασάκι - Flash drive ιδανικά).

Βήμα 2:

Στον υπολογιστή που πρόκειται να μεταφερθούν τα δεδομένα, και δεδομένου του ότι έχετε κάνει εγκατάσταση του Outlook σε αυτόν, θα έχετε ένα άδειο και αχρησιμοποίητο .pst αρχείο. θα πρέπει εντός αυτού να κάνετε εισαγωγή των δεδομένων από το αρχείο που αντλήσατε από τον πρώτο υπολογιστή.

Αυτό σημαίνει ότι το αρχείο .pst που αντιγράψατε από τον πρώτο υπολογιστή θα πρέπει να μεταφερθεί στον δεύτερο και αν κάνατε χρήση ενός flash drive η μεταφορά αυτή είναι εύκολη.

Μόλις το κάνετε αυτό, ανοίξτε το Outlook. Αν είναι η πρώτη φορά που το ανοίγετε το Outlook στον συγκεκριμένο υπολογιστή συνεχίστε τα βήματα του wizard.

Μόλις το Outlook ανοίξει και είναι λειτουργικό:

• κάντε κλικ στη επιλογή File και 
• επιλέξτε Open & Export > Import/Export. 
• Στο Import and Export wizard, κάντε κλικ στην επιλογή Import from another program or file 
• Browse 
• Outlook Data File 
• Finish.

Μόλις κάνετε κλικ στο Finish θα ξεκινήσει η εισαγωγή δεδομένων που συνήθως δεν διαρκεί πολλή ώρα και αναλόγως του μεγέθους του .pst αρχείου.

Ενέργεια δεύτερη (προαιρετική) - Μεταφορά ρυθμίσεων του outlook σε νέο υπολογιστή:

Για την μεταφορά ρυθμίσεων σε Outlook 2007, 2010, 2013 καθώς επίσης και σε Outlook 2016 ακολουθήστε τις παρακάτω οδηγίες. Το μόνο που θα χρειαστεί να κάνετε επιπροσθέτως θα είναι το να επαναεισάγετε κωδικούς και φυσικά να μεταφέρετε το .pst αρχείο δεδομένων.

Εξαγωγή των δεδομένων του Outlook από τον υπολογιστή προέλευσης.

1. Κλείστε το Outlook.
2. Ανοίξτε τον Registry Editor κάνοντας κλικ στο Start button των windows και εν συνεχεία πληκτρολογώντας την εντολή regedit.
3. Πλοηγηθείτε στο HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles\
4. Επιλέξτε το key που θέλετε να αποθηκεύσετε ως αρχείο ή όλο το Profiles folder για αποθήκευση όλων.
5. Στο μενού File, κάντε κλικ στο Export.
6. Στο πλαίσιο διαλόγου Export Registry File, στο Save in, επιλέξτε την θέση που θέλετε να γίνει η αποθήκευση.
7. Στο πεδίο File name,ορίστε ένα όνομα για το key. ( π.χ. outlook_profile.reg)
8. Στο πεδίο Save as type, επιλέξτε το Registration Files (*.reg)
9. Κάντε κλικ στο Save.

Εισαγωγή των δεδομένων στο outlook του υπολογιστή προορισμού.

1. Στον υπολογιστή προορισμού θα χρειαστεί να τρέξετε απλά το αρχείο με κατάληξη .reg που δημιουργήσατε στα προηγούμενα βήματα, κάνοντας διπλό κλικ σε αυτό και οι ρυθμίσεις θα αποθηκευθούν στην registry του νέου υπολογιστή.
2. Έπειτα μόλις ανοίξετε το Outlook θα σας ζητήσει να ορίσετε τη θέση του .pst αρχείου και του κωδικού του email.